Pandemiyle birlikte gündemimize otursa da iş dünyasında uzun zamandır ( 1970 lerden beri)  “evden çalışma” ya da daha özgürleştirici bir tabirle uzaktan çalışmayı konuşuyoruz. Son gelişmeler gösteriyor ki uzaktan çalışma firmalar için bir seçenek değil bir zorunluluk halini alacak.

Uzaktan çalışmayı etkileyen temel dinamikleri şöyle sıralayabiliriz :

  • Teknik imkanlar
  • Yönetim kültürü
  • Çalışanın durumu
  • Sosyo psikolojik etmenler

Teknik imkanlar :

  • Çalışanların kullandığı bilgisayar tipi
  • Şirketin uzaktan bağlanma hızı
  • Alt yapısı
  • Şirketin sahip olduğu uzaktan çalışmayı zenginleştiren yazılım ve donanımlar 

olarak sınıflanabilir.

Bir şirket bu altyapı ve imkanlara sahip değilse uzaktan çalışma teknik olarak mümkün olmayacağı için bir çalışma alternatifi olmaktan çıkar.

Uzaktan çalışmayı etkileyen bir diğer önemli faktör yönetim kültürüdür:

  • Yönetimin çalışma algısı
  • Görev ve iş tanımlarının netliği
  • Her çalışan için net KPI tanımları
  • Performans değerlendirme sistemi

uzaktan çalışmanın verimliliğini etkileyecek faktörlerdir. Örneğin şirketin üst yönetimi için çalışmak mesai saatleri içinde ofiste olmakla eşdeğer ise o şirkette uzaktan çalışma için öncelikle yönetim ikna edilmelidir. Eğer çalışanın bir üst amiri uzaktan çalışmaya ikna olmuyorsa o şirkette huzurlu bir uzaktan çalışma ikliminden söz edilemez. Yine eğer birim yöneticileri her bir çalışanın gün boyunca ne yaptığını ve neler yapması gerektiğini tam olarak bilmiyorlar ise uzaktan çalışanların şirkete faydalı olup olmadığını takip etmemiz mümkün olmaz. Uzaktan çalışmanın verimli olması için her bir çalışandan beklenen temel çıktıların çok net bilinmesi gerekmektedir. Bir çalışan hangi durumda performansı yüksek , hangi durumda performansı düşük olduğu, onun yöneticisinin kafasında ancak beklenen çıktılar çok net tanımlanmışsa takip edilebilir. Son olarak şirkette çalışanların performans çıktılarının takip edildiği ve onlara geri bildirim verildiği bir sistem yoksa uzaktan çalışma yürümez. Bunun iki boyutu vardır :

  • 1. Farklı lokasyonlara dağılan çalışanların neyi nasıl yaptığını takip zorlaşır.
  • 2. Kendilerine geri bildirim verilmeyen çalışanlar işe ve şirkete bir süre sonra yabancılaşır.

Uzaktan çalışmayı/ evden çalışmayı etkileyen en önemli faktör çalışanın durumudur:

  • Çalışanın metropolde mi , kentte mi yaşadığı
  • Evli ya da bekar oluşu
  • Kadın ya da erkek oluşu
  • Çocuk durumu ve sayısı
  • Ev işlerinde destek veya yardım alıp almadığı
  • Yalnız mı ailesiyle mi yaşadığı
  • Evinde özel bir çalışma alanı olup olmadığı
  • Evinin bulunduğu lokasyonun gürültü yoğunluğu

uzaktan çalışmayı kesinlikle etkileyecek ve uzun dönemli olarak çalışanın kaybedilmesi ile sonuçlanabilecek kopukluklara yol açabilecektir.

Bütün bu faktörlerin dışında insanın doğası gereği  uzaktan çalışmanın uzun dönemli yaratacağı bir takım sosyo-psikolojik kısıtlar mevcuttur ki bunlar aslında sistemin en önemli zayıf karnını oluşturmaktadır.

  • İnsanın sosyal bir varlık oluşu
  • İş hayatının gerektirdiği takımdaşlık duygusu
  • İşyeri aidiyeti ve iş motivasyonu arasındaki ilişki
  • Yüz yüze iletişimin sözel ve yazınsal iletişimden daha önemli oluşu gibi faktörler

uzaktan çalışmayı uzun dönemde etkileyecek kısıtlardır.

Illustration showing the benefits of remote work of a freelancer at home

İnsan doğası gereği sosyal bir varlıktır. Onun için türdeşleriyle iletişim içinde olmak varoluşsal bir ihtiyaçtır. Güven, kabullenme ve ait olma duygularının gelişmesi için sosyal gruplara ihtiyaç vardır.  Bunun yanısıra iş hayatı bugüne kadar insanoğlunun oluşturduğu en karmaşık sosyal ekosistem olarak kabul edilebilir. İş hayatında ortak bir hedefe ulaşmak için konuşur, tartışır, bir araya gelir, ayrılır, toplanır, çatışır birbirimize mesajlarımız jest, mimik ve beden dilimiz vasıtası ile iletir durumda olmalıyız. Herşeyden önce iş organizasyonları büyük ve küçük takımlardan oluşmak durumundadır. Bir takımın oluşması için insanların belli oranda ortak davranış ve düşünce kalıplarına sahip olmaları beklenir ki bunun için yüzyüze iletişim önemlidir. Bir diğer kritik faktör iş yeri aidiyetidir. Şirket aidiyeti aslında bir sosyal grup aidiyetidir. Bu da kendisini mekan, ortak sembol ve dil kullanımı ve bir arada bulunmayla ifade eder. İş hayatında aidiyet ve motivasyon arasındaki pozitif ilişkinin varlığı defalarca kanıtlanmıştır. Bu bağlamda mekânsal olarak şirketten ve takım arkadaşlarından ayrı olan bir çalışanın aidiyetinin düşeceğini ve bunun motivasyonunu dolayısıyla performansını olumsuz olarak etkileyebileceğini varsayabiliriz.  Son olarak sosyal ilişkilerde Mehrabian kuralı olarak bilinen varsayıma göre iletişimizin % 55 beden dili,  % 38’i tonlama, sadece geri kalan % 7 si mesajın sözel içeriği ile ilgilidir. Uzaktan çalışma  görüldüğü üzere iletişimin ana unsurlarını ortadan kaldırmaktadır. Bu da uzun dönemli büyük bir problemdir. Çünkü iş hayatı temel olarak iletişim üzerine kurulmuştur.

Bunların yanında uzaktan çalışmanın kişiyi ofislerde ortaya çıkan ve kişinin performansına zarar veren gereksiz politik sürtüşmelerden, mobbingden, grup için çatışmalardan koruyacağı iddia edilmiştir. Bir avantaj olarak görünebilecek bu durumun yanında:

  • Yeteneklerin çekilmesi ve elde tutulması için işveren markasını artırarak avantaj yaratacağı ( Amerika’da yapılan  bir araştırmaya göre çalışanların % 54’ü işlerini daha esnek çalışma imkanı sunan kurumlar için terk etmişlerdir.)
  • Kurumların gayrı menkul maliyetlerinin
  • Ulaşım maliyetlerinin
  • Yemek ve diğer ofis giderlerinin uzaktan çalışmayla minimize olacağı varsayılabilir.

Başarılı bir uzaktan çalışma pratiği için kurumlar :

Kurum Açısından :

  • Teknik imkanlarını gözden geçirmeli
  • Çalışanlarına uygun iletişim ve ofis araçları sağlamalı
  • Uzaktan çalışma politikası oluşturmalı
  • Uzaktan çalışma konusunda tüm yönetim kadrolarını eğitmeli
  • Görev tanımları ve KPI ları gözden geçirmeli
  • İş çıktılarına göre bir izleme sistemi oluşturmalı
  • Geri bildirim kültürünü kurumlaştırmalı

Çalışan Açısından :

  • Çalışanlarının demografik durumu ve çalışma imkanlarını birebir incelemeli,
  • Çalışanların evden çalışma koşullarını geliştirmek için destek sunmalı
  • Azalan ofis giderlerinin bir kısmıyla çalışanın (internet, telefon, elektrik vs.  gibi) uzaktan çalışma giderlerini fonlamalı
  • Çalışanları en az ayda iki defa ofiste yahut dışarıda iş içi ve iş dışı etkinliklerle bir araya getirmeli
  • Genel müdür yahut CEO’nun tüm çalışanlarla ayda bir kere video call üzerinden iletişim kurmasını sağlamalı
  • Yılda en az iki defa tüm çalışanların bir araya geleceği geniş katılımlı etkinlikler düzenlemeli bu yolda uzaktan çalışmanın ve seyrelen iletişimin yaratacağı boşluklar doldurulmalıdır.

Sonuç olarak denilebilir ki uzaktan çalışmanın kaçınılmaz olarak yaygınlaşacağı bir döneme giriyoruz. Firmalar bu işten uzun süre uzak kalamaz. O nedenle yukarıda saydığım faktörler açısından kendilerini ve yönetim kültürlerini gözden geçirerek kendilerini uzaktan çalışmanın avantajları ve dezavantajları için hazır hale getirmelidirler.

Kaynaklar :

Alexander Andrea, De Smet Aaron, Mysore Mihir, Reimagining the postpandemic workforce, Mc Kinsey Quarterly,July 2020,Mc Kinsey.com

Hill Andrew,The contagious risks and rewards of remote working,Financial Times, September 2020,ft.com

Myers,D.,G., Exploring social psychology,2013,Mc Graw Hill, Singapore

Lieberman,M.,D., Social, Why our brains are wired to connect, 2013,Broadway Books,Newyork

Hickman,A.,Phd.,Robison,J., Is Working Remotely Effective? Gallup Research Says Yes,Januar 2020,gallup.com

Bolat,Oya,İnci,Prof.Dr. Uzaktan çalışma modeline faydalı öneriler, Eylül 2020, https://www.youtube.com/watch?v=xdddhCsLYvY&t=1s

Olson,M.,H.,Remote office work:changing work patterns in space and time,1983,Newyork University, https://archivefda.dlib.nyu.edu/bitstream/2451/14621/1/IS-81-56.pdf

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir